名著「7つの習慣」のまとめブログ4週目です。ここでまとめているのは、初版が1996年の旧訳「7つの習慣」です。完訳とは内容が異なることがありますので、ご了承ください。
3週目までの内容は、あなたの人生ではあなたが主役であり、ディレクター(リーダーシップ)でプロデューサー(マネジメント)でもあるというお話でした。人生の主役としての自覚と責任を持ち、まずはプロデューサー(マネジメント)として第1の創造である知的創造で、ミッションステートメントを作りました。
今回は第2の創造、プロデューサー(マネジメント)として物的創造をします。ミッションステートメントの本筋通りに実行する力のお話。第3の習慣は「最優先事項を優先する」です。
自己管理はプロデューサーの役目
私たちは過去から行われている毎日の習慣から、今が作られています。目的地を明確にしたら、その目的地まで「どうたどり着くか?」、日常の習慣に落とし込む必要があります。ここで重要な役目が、舞台でいうところのプロデューサーです。
あなたが舞台の主役を放棄したり、別の人の舞台を乗っ取ったりしていたら、あなたの舞台をどれだけいいものにしよう!と思っても、何の役にも立ちません。
ですが、あなたが主役の自覚と責任を持って、舞台に立つのであれば、プロディーサー(マネジメント)という役目が力を発揮します。千秋楽までの舞台の良し悪し、つまり「人生の質」はプロデューサー(マネジメント)の腕にかかっているからです。
自己管理、例えば、仕事の作業の細分化、分析、順序付け、日常生活も合わせて時間配分、具体的な手法などは、あなた自身の自由意志で決めることのできる重要な、プロデューサー(マネジメント)としての活動です。
時間管理の限界
自己管理の手法として時間管理があげられます。本書で紹介している主な方法は次の通りです。
第1世代…メモやチェックリストで管理(単体で予定や行動管理)
第2世代…カレンダーや予定を書き入れる手帳(先を見据えたスケジュール管理)
第3世代…優先順位や価値観の明確化、目標設定を加える(目標達成に時間とエネルギーを集中させる、1日単位の計画表)
と、社会の変化や成長に応じて時間管理術も多様化し、進歩しています。が、すべてにおいて「能率(一定時間にできる行動量)」重視になってしまい、本来、最も大切にしたい人間関係や予期できないチャンスなどに対応できません。
第3世代までの管理術では、自分が時間に縛られている、操られているという感覚を持ちやすく、人間関係や自発性、生活の質を保つことは含まれていません。
本来、時間は管理できるものでなく、管理できるのは自分自身しかありません。
第4世代の管理術
そこで、第4世代の管理術では、物や時間にフォーカスするのではなく、「大切な人間関係」や「生活の役割」、「大切な目標の達成」にフォーカスします。
時間の使い方4つの領域
まずは、私たちの日常の中での時間の使い方を4つの領域に分けます。
第Ⅰ領域:緊急で重要
即時の対応を要求して、大切な結果と結びついているもの。
例)締め切りのある仕事、クレーム処理、病気やケガ、危機や災害など。
結果)ストレスがたまる、燃え尽き現象が起こる、緊急な問題対応に追われる。
第Ⅱ領域;緊急でないが重要
長期的な計画や予防、保全など、効果的な自己管理全般。
例)人間関係作り、学習や自己啓発、健康維持、真のレクリエーションなど。
結果)ビジョンが持てる、生活のバランスが取れる、健康的になる。
第Ⅲ領域:緊急だが重要でない
緊急だからと反応(対応)してしまうもの。他の人の優先順位や期待。
例)突然の来訪、多くの会議や報告書、多くのTELやメール、無意味な付き合いなど。
結果)短期的な視野になる、八方美人に見られる、周りに振り回される。
第Ⅳ領域:緊急でも重要でもない
第Ⅰ領域で忙殺され、逃げ込むところ。目的なく時間をつぶしたい。
例)暇つぶしのTV・ゲーム・SNS・ネット、悪口や噂話の会合など
結果)無責任な生き方になる、他人や組織に依存しきった状態になる。
生き方を変える第Ⅱ領域
人生をマネジメントするにあたって、意識するべきは第Ⅱ領域です。第Ⅰ領域は日常の中で意識しなくても、あなたの目の前に現れます。そして、実は第Ⅰ領域だと思い込んで、第Ⅲ領域のことに振り回されている人もたくさんいます。
本来、私たちの生活や仕事の時間を豊かで充実したものにするには、第Ⅱ領域に時間を投資することです。生活では10年後も健康でいられるように、運動したり食事に気を付けたりします。仕事でも10年後も売り上げが安定するような長期施策を考えます。これらの活動はすべて第Ⅱ領域に入ります。
私たちが病気や体調不良になるのにも、会社が経営不振になるのにも、必ず理由があります。それが、第Ⅱ領域以外の領域に過剰な時間を取っている場合です。とはいっても、第Ⅰ領域の緊急かつ重要なことを後回しにすることはできません。また、第Ⅱ領域は緊急性がないので、意識しないと時間を取りません。
ですが第Ⅱ領域の活動を行っていくことで、第Ⅰ領域の回避につながります。例えば、生活習慣病などのリスクも、第Ⅱ領域である定期的な運動などをしていれば減らせます。仕事も第Ⅱ領域である事前準備に時間をかければ、不測の事態にも対処できます。
あなたのイエスがノーを言う勇気をくれる
第Ⅱ領域の活動に多くの時間を取るのであれば、第Ⅲ、第Ⅳ領域から時間を取るしかありません。コロナでなくなりつつあるかもしれませんが、お付き合いの会合や気乗りしないお誘い。または一見重要に見える緊急な活動に対しても、あなたが優先すべきでないと判断した場合「ノー」とお断りすることになります。
「ノー」とはっきりお断りするには、第1の習慣のあなたは人生の主役であることと、第2の習慣のあなたが人生の行き先を決めているという自覚を持つことです。あなたは舞台の千秋楽をどうしたいか?そのためのミッションステートメントという大きな「イエス」があることで、ノーと言う勇気がでます。
第Ⅱ領域に入るためには
第Ⅱ領域の活動が、あなたのミッションステートメントに沿って行われれば、あなたの人生は大きく成功へ向かっていくでしょう。そうと分かっていても、第Ⅰや第Ⅲ領域に追われて、第Ⅱ領域の時間を確保するのを忘れてしまいます。では、どうすれば第Ⅱ領域の時間をしっかり確保できるでしょうか?
第Ⅱ領域の活動管理4ステップ
前述した通り、時間管理のみのスケジューリングには限界があり、能率重視になってしまいます。そこで、第Ⅱ領域の活動にフォーカスをした時間管理の方法を4つのステップでご紹介します。
ステップ1:役割を定義する
ミッションステートメント作りでやった、あなたの役割を書き出します。個人の役割、夫、妻、息子、娘、友人など。仕事の役割、業種、役職など。
例)役割=「自分の成長」「夫・父親」「商品開発」
ステップ2:目標設定
1週間で達成したい大切な目標を役割ごとに2~3個、書き出します。ここでは前回作ったミッションステートメントの長期目標に、貢献するものにしてください。
例)自分の成長=ジョギング、夫・父親=おうちパーティー主催、商品開発=マーケット調査
ステップ3:スケジュール化
ステップ2で設定した目標を念頭に、目標を成し遂げるための活動を1週間のスケジュールに入れます。
例)1週間のスケジュール表に予定としてそれぞれ入れ込む。
ステップ4:日々の対応
週単位で計画を立てたら、あとは必要に応じてスケジュール変更しながら、柔軟に対応します。毎朝、数分時間を取って一週間のスケジュールを見て振り返り、優先順位を再確認しましょう。
単に予定を入れて埋めていくのではなく、ミッションステートメントに貢献する活動を役割ごとに入れ込みます。その結果、意識的に第Ⅱ領域の活動ができます。第Ⅱ領域の活動を習慣化することで、あなたの描いた千秋楽にどんどん近づいていきます。
自分以外の時間を使って目標達成する
あなたの舞台を回すにあたって、ある演目を別の人の舞台でやった方が、自分の目標達成にもなり、別の人の成長にもいい影響となる場合があります。つまり、人に仕事を任せること(デリゲーション)です。
例えば、部下にトイレ掃除をしてほしい上司がいます。トイレをキレイにすることが目標達成で、掃除する部下が目標達成能力です。そこで、やっておいて!と丸投げしたり、後からチェックしてうるさく文句を言ったりしては、いいプロデュース(マネジメント)になっていません。目標達成もできませんし、目標達成能力も低下します。
完全に任せる5つの準備
そこで、完全に任せるために最初に次の5つを確認して、明確にしておきましょう。
・望む結果…どうやってという手段ではなく、望む結果を伝えます。
例)床にハンカチなどを落としても躊躇なく拾えるくらいの清潔感。
・ガイドライン…結果を出すにあたり守るルールなどを明確にする。
例)1時間に1回、掃除直後と同レベルか確認してチェック表に記入。
・使える資産…望む結果を達成するために活用できる資源の範囲を明確にする。
例)そうじ当番2人制で、1時間ごと交代。
・責任に対する報告…結果を評価するための基準を設定し、評価する人は誰で、報告と評価が具体的にいつなのかも設定する。
例)チェック表を1週間ごとに店長に、リーダーがまとめて提出。
・履行(不履行)の結果…評価の結果に値する賞罰を設定する。
例)お客様アンケートにトイレのキレイさ評価があれば、店長からプチご褒美あり!
まとめ
本当に効果のあるプロデュース(マネジメント)は、それが自分自身の管理でも他の人に任せるデリゲーションだとしても、テクニックやツールなどの外的要因ではなく、自らの内的なものの中にあります。デリゲーションも、5つの準備をすることで任せた人たちが、自ら考え行動すること、つまり成長につながります。
7つの習慣はすべて、第Ⅱ領域の活動に入ります。ぜひ!あなたのミッションステートメントを反映させたものを1週間単位に落とし込み、第Ⅱ領域にフォーカスした生活を送ってみてください!続ける先にあなたの人生の成功への道筋が見えてきます。楽しみですね♪