最近自覚したのですが、私は記録魔です。1年に1回、四半期に1回、月一、週一、毎日、そして不定期とスパンは様々で、仕事とプライベートを合わせると、20項目ほど記録をつけています。プロジェクトが始まれば、更に増えます。数字のみ、単語や文章、写真なんてのもあります。

今回は、この記録することを、ビジネスに活用しましょうというお話です。

なぜ、記録するのか？

世の中は「日経平均株価」や「ダウ平均株価」で動いています。動いているというより、動かされていると言った方がいいかもしれません。なぜ、平均株価で世の中が動かされているのでしょうか？

チャートもあり、これくらいだったら好景気？これくらいだと不景気かも？と言う具合に、いままでの記録と経済状況に対する基準が、なんとなく世の中にあるからです。経済評論家や投資家が、こうだから好景気、ああだから不景気と言えば、マスコミが取り上げ、それによって世の中が動くという具合です。

これが株価でなく、あなたのビジネスに必要な数字や作業工程などであれば、どうでしょう？世の中の流れを株価で読むのが経済評論家や投資家なら、あなたのビジネスの流れを必要な記録で読めるのが、経営者であるあなたです。

必要な項目を記録し目標を立てる

いや、でもうちは売上目標があり、毎日の売上を記録しているよ。と言うかもしれません。もちろん、毎日の売上を記録することは大切です。では、あなたは売上目標をどのように決めていますか？なんとなくこれくらいかな？とか、今までの感じで目標とするならこれくらい？部下の目標もこれくらいはやってもらいたい！なんて決めていませんか？

ただ単に数字を目標にすることは、それがいいのか？悪いのか？を測定する基準がありません。売上目標を達成したらよかった！達成しなかったら、落ち込む、どうすればいいんだと嘆く、ひどい場合、部下を叱るなんてこともあるかもしれません。

無理な目標を立てて、例えば3カ月くらい連続で達成できなかったら、4カ月目には「どうせ達成できない。」となることが多いですよね。これでは、あなたもあなたの部下もモチベーションが上がりません。

では、どうすればいいでしょうか？

あなたの目標に必要な項目をピックアップして記録することです。

例えば、売上の目標を決めたいと仮定すると、記録するのはアポ数、アプローチ数、成約数などです。作業工程なら、1工程の時間とか、店舗での接客ならおススメを声掛けした回数とか、公式LINEへの登録をお願いした人数とか。あなたのビジネスで売上につながる項目です。記録するとあなたのビジネスの精度が分かってきます。

つまり、どれだけ必要な項目の行動をすれば、どれくらいの売上になるというのが分かります。このビジネスの精度から算出したものをもとに目標設定をすると、根拠のある売上目標になります。

記録のポジティブな力

通常、私たちが記録とか測定と言っているものは、ネガティブなものが多いです。例えば、在庫の過剰や不足、数が違えば大問題とか、事故の件数で安全性を測定するなど、ミスやクレームなどの数を数えても意味のないものばかり記録しています。

記録する目的は、なぜそうだったのか？振り返ることができたり、成長を感じることができたりするためです。大切なのは、記録したことの振り返り、フィードバックです。フィードバックすることで、改善点が分かります。改善点がわかれば、記録した項目の何を改善するかがわかり、改善すれば記録が伸びます。

なので、記録は内容によっては数字だけでなく、行動や所感（感想は×）を記録します。

感想・・・単に感じたことを想う。
所感・・・感想に加えて、次回につながる改善案まで伝える。

記録することは、ミスを責めるものでも、目標達成できないことを嘆くものでもなく、振り返り改善点を見つけ、精度を上げるために何をすればいいか見つけるものです。

私たちは子供のころから減点法で育ってきました。100点満点のテストから間違ったらマイナス〇点という具合です。でも、ビジネスはテストではありません。あなたやあなたの部下がポジティブに仕事ができるように、記録する際は加点法を使ってみてください。

マクロ記録とミクロ記録を使い分ける

記録には、長いスパンで変化を知るマクロ記録と、毎日など短いスパンのミクロ記録があります。

マクロ記録
1年、四半期など、長期スパンで目標を作るときは、マクロ記録で大きくある程度の幅がある記録をつけます。数字も大まかに大成功した場合と、今回のコロナのように不況の場合と、考えてみてもいいと思います。目標ならワクワクするものを文章にしておくのもおススメです。

ミクロ記録
逆にミクロ記録は、毎日や毎週ですので正確につけます。この積み重ねから見えてくる変化は、すぐ先の未来に応用できることが多いので、気づいたらすぐ改善、行動することができます。

まとめ＆おまけ

まずはミクロ記録からつけていきましょう。継続して記録すれば、記録した項目は予測が可能になってきます。そうすれば、マクロ記録もつけることができます。1年間の大まかな流れも予測できます。私も、来年1年間の予測は月ごとですでに立て終わっています。

一度にたくさんの項目を記録するのはたいへんなので、何か一つでも今、あなたに必要な項目で試してみてください。継続見直しすることで目的の精度は上がります。

おまけですが、私には10年スパンで記録していることがあります。22歳の時に思いつきで30歳の自分に手紙を書いたのがきっかけで、30歳には40歳の私にと、10年ごとに10年後の自分に手紙を書いています。先日、50歳になったので40歳の私からの手紙を読み、60歳の私へ手紙を書いて封印しました。

これ、おススメです。5年や10年スパンで続けた先に、ものすごいことが起きます。何って説明できないのですが、日々の日記では感じられない壮大な何かを感じることができます。多分、継続した者だけが分かる感覚なんだと思います。よかったらぜひ！やってみてください。お子さんにもおススメです♪ポイントは「未来の自分に夢や希望を託す」内容にすることです。

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